Outsourcing Archivi

L’outsourcing degli archivi è l’esternalizzazione, completa o parziale, dell’organizzazione e gestione dei servizi d’archivio da parte del soggetto produttore, affidata a un’impresa specializzata nel settore dell’archiviazione digitale.

Il processo di esternalizzazione, outsourcing, degli archivi tramite un accordo di carattere collaborativo tra le parti, nel rispetto dei vincoli normativi e contrattuali, consente di conseguire l’obiettivo di

piena efficienza
elevata qualità del servizio.

Cos’è un archivio?

spazi di archiviazione adeguati

reperimento immediato di documenti

personale dedicato

È l’insieme dei documenti prodotti da un ente in ragione della sua attività.

Ogni ente produce una notevole quantità di materiale documentario di fondamentale importanza, in quanto ne tutela i diritti e ne rappresenta la memoria storica.

Ogni archivio necessita dunque di essere opportunamente gestito e conservato non solo per fini giuridico-amministrativi, ma anche storico-culturali (ogni archivio, infatti, è un bene culturale sin dalla sua nascita).

La gestione e conservazione di un tale patrimonio comporta inevitabilmente costi e oneri per l’ente produttore, tra cui:

scarsità di spazi adeguatamente attrezzati ad ospitare la documentazione cartacea;
assenza di personale altamente qualificato in scienze archivistiche e di strumenti idonei al trattamento del patrimonio documentale e alla sua digitalizzazione a norma di legge;
difficoltà nell’interfacciarsi con la Soprintendenza Archivistica di competenza;
mancanza o inadeguatezza di software di archiviazione documentale, indispensabili al reperimento immediato ed efficace della documentazione.

A fronte dei seguenti vantaggi dell’outsourcing:

archiviazione ai sensi delle più recenti disposizioni legislative, presso depositi a norma;
reperimento rapido e tempestivo dei documenti cartacei ricercati;
disponibilità di una completa classificazione e inventariazione del proprio archivio;
fruibilità dei dati per tutti gli utenti accreditati;
costi chiari e sempre sotto controllo

LE SOLUZIONI PRODEO

Pròdeo da oltre 30 anni, svolge le attività di supporto archivistico per enti e aziende ispirandosi ai principi di:

ottimizzazione della gestione archivistica nel suo complesso;
economicità della gestione, attraverso l’applicazione di regole e procedure determinate.

L’analisi e la comprensione delle esigenze del cliente sono fondamentali per la corretta definizione della proposta .

Pròdeo propone soluzioni modulate e calibrate sulle concrete necessità del cliente, avvalendosi del know-how maturato durante la propria pluridecennale esperienza nel settore, elabora progetti in cui, una volta definito lo scenario globale del “Sistema Archivio” del committente, ne individua possibili aree di intervento, come:

la conservazione dei complessi documentali presso i propri depositi;
l’elaborazione di mezzi di corredo e strumenti archivistici che supportino l’ente nella fruizione dell’archivio prodotto;
la definizione di un sistema che permetta di gestire in modo efficace, efficiente e trasparente il complesso documentale oggetto di esternalizzazione, monitorando tutte le possibili attività previste: presa in carico della documentazione cartacea, archiviazione fisica,custodia, classificazione e indicizzazione, scarto,digitalizzazione e archiviazione digitale, gestione delle richieste di consultazione e reso.

Attraverso la gestione in outsourcing degli archivi e dei processi documentali assicuriamo:

la possibilità di verificare in tempo reale la presenza o meno in deposito del documento
lo stato delle richieste e localizzazione
tracciamento della documentazione non presente perché già in consegna, e della relativa richiesta.

IL NOSTRO DOCUMENT CENTER

BARI

Deposito e sede operativa con capacità di custodia di 150.000 metri lineari
Questi spazi, realizzati e attrezzati in conformità alle policy e alle normative in materia di qualità e sicurezza, nonché alle regole di archiveconomia sono di dimensioni sufficientemente ampie per soddisfare tutte le esigenze dei clienti.

Sistemi di sicurezza
all’avanguardia

Neutralità al Radon

Struttura antisismica

Allerta allagamento